Onboarding, Hierarchie, Provision, Auszahlung. Ein Workflow, kein Excel-Monster.
Strukturvertriebs-Provisionen sind heute eine Tour durch Excel, HubSpot oder Pipedrive, Outlook, SharePoint, Zapier, Word-Vorlagen und Banking-Software. Jedes Tool macht seinen Job weltklasse. Im Zusammenspiel bricht alles, und am Ende landet die Abrechnung Sonntag um 23 Uhr in einer Excel-Datei.
Wir bauen den ganzen Weg in einem System: Onboarding, Hierarchien, Auszahlungs-Prinzipien, Gutschriften, SEPA-Datei. Bankdatei hochladen, Auszahlung bestätigt.
Was eine 100-Vermittler-Org heute jongliert
Es gibt kein echtes Konkurrenzprodukt. Strukturvertriebe sind selten ein einzelner GmbH-Konstrukt, sondern lose Verbünde Selbstständiger. Die Investitionskraft für ein integriertes System ist verteilt. Resultat: jeder bastelt sich seine Brücken zwischen Tools, die einzeln weltklasse sind, aber nicht miteinander reden.
Jedes Tool ist in seinem Silo top. Im Zusammenspiel: Daten werden hin- und herkopiert, Provisionen werden in Excel berechnet und in die Banking-Software abgetippt, Sonderabsprachen verschwinden in Outlook-Threads. Skaliert nicht über 50 Vermittler hinaus, ohne dass jemand 1 bis 2 Tage pro Monat verliert, nur um die Abrechnung sauber zu kriegen.
Konservativ gerechnet: 10 bis 50 Euro pro Lizenz pro Monat, sieben bis acht Tools, ein paar dutzend Vermittler. Hochgerechnet sind das fünf- bis sechsstellige Jahres-Beträge in reinen Lizenzkosten. Aber das ist nicht der eigentliche Hebel, da würden sich Vertriebler irgendwie drumherum mogeln. Der echte Gewinn ist Zufriedenheit: weniger Tools, weniger Klick-Hopping, weniger Reibung im Tages-Workflow. Vermittler, die in einem System arbeiten statt in acht, bleiben länger und verkaufen mehr.
Hier kommen wir ins Spiel.
Wir bündeln den ganzen Provisions-Workflow in einem System, vom Onboarding bis zur Bankdatei. Ein Login, ein Verständnis, keine Daten-Brücken zwischen acht Tools mehr.
Wichtiger noch: unser Ziel ist, euch unabhängig von uns zu machen. Wir bauen das System mit so viel Flexibilität, dass Sonderabsprachen, neue Provisions-Modelle oder Hierarchie-Änderungen von euch selbst gepflegt werden können, ohne uns jedes Mal anrufen zu müssen.
Onboarding bis Auszahlung in einem System
Eine reale Provisions-Pipeline ohne Tool-Wildwuchs. So sieht das bei einem Strukturvertrieb aus, mit dem wir gesprochen haben. Bei euch sieht es anders aus, weil euer System für euch gebaut wird.
- 01Strukturiertes Onboarding
Neuer Vermittler kommt rein. Geführter Prozess: Verträge, Compliance-Checks, Schulungs-Inhalte, Zuordnung zur Up-/Downline. Begleitet und im CRM dokumentiert, nicht als verstreute Word-Dokumente.
- 02Hierarchie-Einordnung
Standard-Provisions-Schema oder Sonderabsprache. Komplexe Hierarchien (drei bis fünf Stufen) oder einfache flache Strukturen. Beides geht. Sonderkonditionen pro Vermittler, nicht pro Tool-Workaround.
- 03Geschäfts-Erfassung über alle Kanäle
Abschluss kommt über WhatsApp, Email, Telefon oder manuell. Landet sauber im CRM, mit Quelle, Bearbeiter und Zeitstempel. Kein Outlook-Thread mehr, der durchsucht werden muss.
- 04Provisions-Berechnung automatisch
Standard plus Ausnahmen. Alle Hierarchie-Stufen werden berücksichtigt, Stornoreserve eingerechnet, Sonderkonditionen pro Vermittler angewendet. Excel-Monster ade.
- 05Gutschriften automatisch generiert
PDFs pro Vermittler, korrekt formuliert, mit allen Posten und Bezugsdaten. Direkt versand- oder druckfertig.
- 06SEPA-Bankdatei
Auszahlungs-Datei wird generiert. SEPA-XML, vorbereitet für den Bank-Upload, mit allen Empfänger-Daten korrekt eingetragen.
- 07Bank-Upload bestätigt Auszahlung
Am Folgetag: Datei aufs Banking hochladen. System verfolgt den Status: ausgeführt, abgelehnt, in Bearbeitung. Pro Vermittler sichtbar, Stornoreserve aktualisiert automatisch.
Was hier nicht detailliert ausgemalt ist: Stornoreserve, Compliance-Checks, BaFin-Vorgaben je nach Geschäftsfeld (Versicherung, Investment, Bausparen). Die sind im System mit drin, je nach euren Anforderungen individuell konfiguriert.
Du schaffst es selbst mir als halber 'Boomer' es verständlich zu erklären.
Es ist sehr angenehm mal nicht das Gefühl zu haben, mir wird was verkauft. Sondern erklärt was ich wirklich brauche.
Tool-Wildwuchs vs. ein Workflow
| Tool-Wildwuchs heute | CRM Concept | |
|---|---|---|
| Komponenten | 6 bis 8 separate Tools plus Excel | 1 System |
| Datenfluss zwischen Stationen | manuelles Kopieren und Übertragen | automatisch |
| Provisions-Abrechnung | Excel-Monster mit Pivot-Tables | im System, mit Ausnahmen |
| Onboarding neuer Vermittler | Word-Vorlagen und manuelle Schritte | geführter Prozess im CRM |
| Multi-Channel-Erfassung | irgendwo abgelegt, Tool je Kanal | direkt verlinkt mit dem Vermittler |
| SEPA-Auszahlung | manueller Upload, Datei selbst zusammenstellen | Datei generiert, ein Klick |
| Stornoreserve und Compliance | separate Excel-Listen | automatisch geführt |
| Vermittler-Selbst-Vergleich | Excel-Report per Email | live im System |
| Spezialwissen nötig | mehrere Tool-Spezialisten plus Excel-Wizard | CRM Concept Team |
| Wartungspartner | pro Tool ein Anbieter, plus Zapier-Glue | CRM Concept Team |
Typische Funktionen, die zum Pflicht-Setup gehören
Stornoreserve und Compliance
Automatisches Tracking pro Vermittler, BaFin-konforme Aufbewahrung, Storno-Rollback wenn Endkunde kündigt.
Funnel-Analyse pro Vermittler
Wo scheitert es? Erstgespräch oder Abschluss? Transparenz über Lead-Verbrauch und Conversion-Quoten.
Sonderabsprachen verwalten
Pro Vermittler, pro Geschäft, pro Zeitraum. Nachvollziehbar dokumentiert statt im Outlook-Verlauf vergraben.
Multi-Channel-Erfassung
WhatsApp, Email, Telefon, manuelle Eingabe. Alles landet beim richtigen Vermittler im selben System.
Steuer- und DATEV-Anbindung
Gutschriften und Provisionen werden für die Steuer korrekt aufbereitet und übergeben.
Vermittler-Vergleich live
Eigene Performance gegen Durchschnitt und Top-Performer. Motivations- und Transparenz-Treiber im selben System.
Dein System gestalten wir nach deinen Anforderungen.
Was du in den Beispielen siehst, ist eine reale Discovery-Konfiguration. Bei dir bauen wir genau das, was du wirklich brauchst. Und nichts mehr. Im Discovery hören wir zu, im Aufbau orientieren wir uns an deinen Prozessen statt an unserem Featureset.
Geschrieben von jemandem, der 8 Jahre als Salesforce-Architekt für vertriebslastige Organisationen die Tool-Landschaft oben in ihren Einzelteilen kennt. Wir wissen wo's hakt. Und wie's nicht zu haken hat.
Wenn die nächste Provisions-Abrechnung nicht wieder Sonntag um 23 Uhr im Excel passieren soll
30 Minuten reichen, um zu sehen, ob's passt.
Oder schreib eine Mail an info@crm-concept.de