Das IT-Budget effizient nutzen. So bleibt mehr für eure Projekte.
Salesforce, PDFbutler, Custom-Apex, Lettershop-Agentur, Banking-Tool, Excel-Brücken. Sechs Stellen, wo Spendengelder abfließen, die eigentlich für eure Projekte gedacht waren.
Es geht auch in einem System.
Was eine mittelgroße NGO heute jongliert
Auch mit NPO-Rabatten: sobald ihr über 10 Nutzer kommt, addiert sich das monatlich vierstellig zusammen. Pro Add-On wie PDFbutler oder Conga. Pro Custom-Entwicklung. Pro Wartungsstunde. Pro Implementierungspartner. Das Geld kommt direkt aus eurem Spenden-Topf.
Hier kommen wir ins Spiel.
Wir bündeln eure NGO-Operations in einem System: Spender-Datenbank, Massen-Mailing, ZWB-Generierung, Banking-Anbindung. Statt sechs Tools mit jeweiligen Lizenz-Kosten habt ihr eines, und wir docken sauber an eure bestehende Buchhaltung an.
Wichtiger noch: unser Ziel ist, euch unabhängig von uns zu machen. Wir bauen das System mit so viel Flexibilität, dass ihr ZWB-Vorlagen, Mandanten-Aufteilungen oder neue Spendenkampagnen selbst pflegen könnt, ohne uns jedes Mal anrufen zu müssen.
Spendenquittungen, von A bis Z
Eine reale Aufgabe ohne Plugin-Bingo. So sieht das bei einer NGO aus, mit der wir gesprochen haben. Bei dir sieht es anders aus, weil dein System für dich gebaut wird.
- 01Trigger
Januar 2026. 1.247 Spender haben dieses Jahr gespendet. Das System fragt: ZWB-Lauf jetzt starten?
- 02Vorlage
Dein ZWB-Layout (im Discovery festgelegt) wird automatisch gewählt. Inklusive eurer Spendenbescheinigungs-Genehmigung und Vereinsdaten.
- 03Mass-PDF
1.247 PDFs in drei Minuten gerendert. Pro Spender eine Datei, korrekt gerechnet, korrekt formuliert.
- 04Versand
E-Mail mit Anhang oder Druckpartner-API für Postversand. Pro Spender wählbar oder als Default.
- 05Tracking
Wer hat erhalten, wer nicht. Live im System. Keine Excel-Liste, kein Postausgangs-Buch.
- 06Bounce-Handling
Automatisches Re-Routing bei Fehladresse oder unzustellbarer E-Mail. Du bekommst nur die echten Problemfälle auf den Tisch.
- 07Nebenbuchhaltung
Alle ZWBs als Belege synchronisiert. DATEV-Schnittstelle integriert. Steuerlich saubere Spuren ohne manuelle Übergabe.
Was hier nicht steht: Plugins, Partner-Lieferanten, Lückenfüller. Alles im gleichen System.
Zwei Wege zum gleichen Ergebnis
| Typischer NGO-Aufbau mit Salesforce | CRM Concept | |
|---|---|---|
| Komponenten | 6 oder mehr Tools und Plugins | 1 System |
| Custom-Setup pro Use Case | Apex plus Plugin-Config | im Discovery enthalten |
| Add-On-Kosten | PDFbutler, Conga und weitere separat | enthalten |
| Limits gegen die du läufst | Apex CPU, Storage, API-Calls | keine harten Limits |
| Spezialwissen nötig | Salesforce-Admin plus Apex-Entwickler | CRM Concept Team |
| Wartungspartner | meist extern | CRM Concept Team |
Typische Funktionen, die zum Pflicht-Setup gehören
DSGVO-konformer Spender-Datenschutz
Speicherfristen, Löschkonzepte, Datenexport für Betroffenenrechte. Out-of-the-box, nicht als Add-On.
Lastschrift-Handling (SEPA)
SEPA-Mandate verwalten, regelmäßige Spender automatisch abbuchen, Rückläufer-Handling.
Mitglieds- und Spender-Kommunikation
Newsletter, Dankeschön-Mails, Reaktivierungs-Kampagnen. Im gleichen System wie die Spender-Daten.
Multi-Mandanten-Trennung
Mehrere Stiftungen, Vereine oder Kostenstellen unter einem Dach. Saubere Daten-Trennung, gemeinsame Verwaltung.
Buchhaltungs-Übergabe
DATEV-Schnittstelle, Belege, Spenden-Auswertungen für die Steuererklärung des Vereins.
Dein System gestalten wir nach deinen Anforderungen.
Was du in den Beispielen siehst, ist eine reale Discovery-Konfiguration. Bei dir bauen wir genau das, was du wirklich brauchst. Und nichts mehr. Im Discovery hören wir zu, im Aufbau orientieren wir uns an deinen Prozessen statt an unserem Featureset.
Geschrieben von jemandem, der 8 Jahre als Salesforce-Architekt für NGOs die Tool-Landschaft oben implementiert hat. Wir wissen wo es hakt. Und wie es nicht zu haken hat.
Wenn euer nächster Operations-Sprint nicht wieder gegen Salesforce-Limits laufen soll
30 Minuten reichen, um zu sehen, ob's passt.
Oder schreib eine Mail an info@crm-concept.de